Er du kompis med dine datafiler?

Er du kompis med dine datafiler?

A. Christian Karlsson Blogg

Høsten 1993

Jeg var så kry! Jeg hadde fått min første e-postadresse! En slik liten sak; en blanding av bokstaver, punktum og denne mystiske «krøllalfa». Og den eksisterte kun på data. Dette var noe jeg hadde lest om i engelskspråklige datablader. Og jeg hadde skaffet en slik! Selv ikke på universitetet i Oslo hvor jeg tok Ex Phil fikk studentene utdelt e-post. Jeg følte meg litt mer internasjonal. Dette var spennende. Men det var et problem. Jeg kjente ikke én eneste person som også hadde e-post. Ikke én! For å si det enkelt: Det kom ikke mye e-post. Selv med en e-postadresse som sluttet i «@cyberspace.org».

Vinteren 2016

Det ikke bare sildrer inn med e-post. Det velter, fosser og dundrer inn mail! I hundretall! Nå har jeg kun en håndfull personer jeg kjenner som ikke har e-post.

Og det knipses bilder, skapes filer, presentasjonsfiler, filmer og dokumenter som ikke bare kan telles i bits og bytes — men i gigabytes. De er mange. De er store. Og det er ikke bare jeg som lager slike, jeg får dem fra kolleger, venner og familie. Nå er filene ofte så store at de ikke kan deles via e-post.

Alt dette tar jo plass og kan fort bli til rot hvis vi ikke har en praktisk løsning for å holde orden på alle datafilene. Mer om dette og hvordan du styrer teknologien fremfor at den styrer deg får du lære på vårt kurs «De 5 valg» Ta kontakt i dag hvis du vil finne ut om dette kan være et program for deg og dine medarbeidere. 

Her følger oppskriften for å bli venn med dine datafiler eller få orden på alt det som ligger på datamaskinen.

1) Sørg for backup

Det å ikke ha sikkerhetskopier kan bli frustrerende og dyrt. Det vil også ta mye tid og krefter. Her tenker jeg tre-ganger’n: én utgave av filen på din datamaskin. Enda en kopi på en ekstern harddisk. Og en tredje kopi i en nettsky-løsning. Backup er ikke bare noe du gjør en gang i blant. Det bør være noe som skjer daglig, eller i det minste ukentlig. Glem heller ikke backup av dine data og bilder som du har på nettbrett eller smarttelefonen. Det finnes mange forskjellige løsninger. Bruk en som passer deg best. Snakk med IT-avdelingen om hva de kan hjelpe med. Og selv om ting er på stell med jobbmaskinen har de fleste en privat datamaskin hjemme også. Den fortjener også backup.

2) Gi filene dine et navn som henger på greip

Det er fort gjort å være lur når man lager et filnavn. Det kan komme forkortelser og benevnelser som der og da virker smarte. Det er ofte ikke tilfelle et halvt år senere. Da husker ikke jeg hva «v007-Co-Insi_88–03-rep2.docx» betyr. Noe jeg har brukt i lengre tid er formatet dato-hva-hvem. Noen eksempler:

2015-03-20KontraktDrømmekunde
2014-06-14FamiliebildeHeleslekten
2016-01-15MarkedsplanFranklinCovey

Og da kjører jeg dato i omvendt rekkefølge for å lettere kunne sortere. Datasystemet kan holde orden på når et dokument ble skapt eller endret. Likevel har det vært en god praksis å implementere dato i dokumentet fordi dato på maskinen kan få hikke. Dytter du dato inn i filnavnet er det ofte lettere å finne tilbake til det. Du husker eksempelvis at du jobbet med en kontrakt rett før påsken i fjor. Du husker ikke nødvendigvis hvilken kunde det var. Da kan du sortere på dato og raskt scrolle til 2015-03… Eller du kan søke på «2015-03». Dagens operativsystem lar deg raskt søke på deler av filnavnet, så du finner fort filene som heter noe med «Drømmekunde». Dette kan virke litt omstendelig, men det funker prima for meg. Jeg har en tidligere kunde som med omtrent 18 måneders intervaller ber meg sende dokumenter jeg lagde for dem i 2007. Da er det godt å kunne ha orden i mine filer. (Og denne tidligere kunden har enten mistet sine data eller klarer ikke finne dokumentene).

3) Legg dokumenter og filer i mapper

Du har neppe alle bøkene og bladene dine hjemme i en stor haug midt på stuegulvet. Sjansen er stor for at bøker står ganske ryddig i en bokhylle og at bladene ligger pent for seg. Selv de mest kreative av oss liker en viss orden i tingene. Mitt tips er å ikke legge alle filer i en mappe. Og du trenger heller ikke lage en mappe til hver fil. Med mindre du er helt ny i jobben vet du trolig hvordan du jobber. Legg filene der de mest naturlig hører hjemme. For å ikke sløse bort tid etter å lete etter mapper og filer vil jeg anbefale at du maksimalt legger opp mappene med tre i dybden.

Mapper i mapper i mapper i mapper i mapper i mapper i mapper — og med mange filer i hver mappe er bare en oppskrift på rot.

Når du lager mappestruktur vil jeg anbefale at du først tegner det opp med penn og papir. Tenk hva dine roller er. Ta med oppgaver, kunder, partnere eller kolleger som du jobber med. Og det er lurt å sette navn på mappene. Mappe for prosjekter eller for fagliteratur. Mapper for ting du er ansvarlig for. Bruk maksimalt 5 minutter til å skisse et mappekart på papir og så 5 minutter til å lage strukturen på datamaskinen. Det er bedre å begynne enkelt og tilpasse etterhvert. Og så må du selvsagt legge filene der de hører hjemme. Regelmessig.

4) Rydd litt på desktopen hver dag

Akkurat som du sannsynligvis rydder arbeidsplassen din litt hver dag før du går hjem, er det lurt å ta et tilsvarende sveip på din datamaskin:

  1. Er dette noe som jeg må jobbe videre med? Ja: gå til 2. Nei: gå til 3.
  2. Skal dette lagres? Ja: legg det på rett plass med rett navn. Nei: gå til 3.
  3. Er dette noe som kan slettes? Ja: slett med god samvittighet. Nei: gå tilbake til 2.

Jeg sier det selv om det er opplagt: du bør ikke gå i ringdans mellom punkt 2 og 3.

Er du venn med dine datafiler?