Teknologi er ikke det samme som effektivitet

Teknologi er ikke det samme som effektivitet

A. Christian Karlsson Blogg

Det var snart deadline for min kollega. Hun hadde ting som hastet å få ferdig og hun ønsket min input. Så hun sendte en mail. Hun antok at alle andre hadde mailen oppe hele tiden. For henne var det selvsagt at «plinget» i Outlook med tilhørende varslingsmelding på skjermen var noe alle brukte. Slik at så fort hun hadde sent mailen ville jeg seg den og hjelpe henne.

Utfordringen var bare den at jeg hadde stengt av mitt mailprogram. Jeg gjorde mitt beste til å bare sjekke mail to til tre ganger per dag. Jeg satt i etasjen over henne. Med mobilen på. Mitt ønske var å hjelpe. Jeg visste at det nærmet seg deadline og jeg antok at hun ville gi beskjed — muntlig eller per telefon hvis noe hastet. Resultatet ble at jeg bare fikk 30 minutter til noe jeg kunne ha brukt flere timer på (og som ville ha hatt godt av mer av min tid).

Rekk opp en hånd hvis du har opplevd å sende en SMS — uten å få svar?

Det at vi har teknologi er ikke det samme som effektivitet. Eller at vi jobber på samme vis. I et team eller organisasjon er ikke innkjøp av programvare eller eksempelvis smarttelefoner en indikasjon på at det blir brukt. Eller at det blir brukt likt. Selv om teknologien kan utføre prosesser på nanosekunder, kan det ta uker og år før de blir brukt på en optimal måte. Og dine preferanser er neppe de samme som dine kollegers preferanser.

Selv i organisasjoner hvor det er få felles plattformer eller dataprogram vil dette ofte føre til misforståelser, manglende samarbeid og ulik forståelse av situasjon, oppgaver og muligheter.

Teknologi gjør det ikke bare nødvendig med opplæring. Det bør komme en ordentlig avklaring av forventninger til bruken i avdelingen eller bedriften. Og forståelse og respekt for individuelle preferanser. Jeg kjører fortsatt bare igang mitt e-postprogram noen ganger om dagen. Og får ikke pling i mobilen når det kommer ny e-post. Det vil være liten vits i å delegere oppgaver i en digital «to do»-tjeneste hvis personen i den andre enden bare sjekker den en gang iblant. For noen er en notatbok mer effektiv enn en laptop for å styre hva de skal gjøre.

Samklang og samspill rundt teknologi kan fremme tillit, respekt og fremdrift. Hvis man ikke legger til rette for felles spilleregler (og gjerne med rom for individuelle preferanser) vil det stjele mye tid og krefter.

Er du sikker på at alle i ditt team spiller på lag med deres felles teknologi?